IT-UNIVER

В ходе активного развития, команда IT-univer столкнулась с проблемами систематизации и формализации как внутренних бизнес-процессов так и внешней коммуникации с учениками и их родителями

Ранее использовались разрозненные программные решения (рассылка SMS, рассылка e-mail, несколько таблиц excel, сервис для организации курсов, GDrive для хранения документации).

Подобный «зоопарк» решений создавал организационные проблемы и снижал динамику развития проекта. Учебная и административная части плохо вязались в единую систему, ежедневные рутинные операции администраторов и преподавателей нарастали как снежный ком.

Вызов для бизнеса

Задачей стало внедрение программного решения для объединения всех инструментов в единой платформе. Выбор пал на платформу theCabinet.io, в частности на решение Кабинет ученика

Этап внедрения

Шаг 1

Перед началом внедрения

Были проведены несколько рабочих встреч с командой, на которых были выявлены 4 типа пользователей

Администраторы

Учебный материал
Домашние задания
Посещаемость
Переписка
Школьное расписание
Рассылки (e-mails)
Клиентская база
Зарплата преподавателей
Прогресс обучения
Права доступа преподавателей

Преподаватели

Учебный материал
Домашние задания
Посещаемость
Переписка
Рассылки (e-mails)
Прогресс обучения

Ученики

Учебный материал
Домашние задания
Переписка с преподавателем
Переписка с администратором
Оплата продуктов

Родители

Оплата
Родительский контроль:
Посещаемость
Прогресс обучения

Шаг 2

На платформу приглашены администраторы и преподаватели для работы с контентом

Шаг 3

В CRM импортирована база учеников

До этого база учеников велась в EXCEL

Шаг 4

Подключены и настроены необходимые модули и инструменты:

Текущая работа с платформой

Администраторы

Работа с базой клиентов

CRM

В базе контактов в CRM хранятся данные по ученикам и их родителям. Благодаря дополнительным полям администратор может фильтровать контакты по различным параметрам

Карточка контакта

На карточке контакта в CRM автоматически собирается вся информация по ученику. Статус оплаты, прогресс обучения, история переписки, заметки и другая полезная для работы информация

Проверка посещаемости

Отметка посещаемости

Перед началом каждого урока администратор заходит в аудиторию для проверки посещаемости. Отметки заносятся прямо на месте через смартфон

Автоматическое начисление ЗП преподавателю

При отметке первого ученика занятие считается состоявшимся, что влечет за собой начисление заработной платы преподавателю

Учительская

Администратор имеет доступ к учительской. В ней он видит всех подключенных преподавателей и их курсы. Здесь он может подключить нового преподавателя, а также проконтролировать начисленные ЗП и количество непроверенных ДЗ

Прием оплаты за обучение

Платформа предоставляет админстратору целый раз инструментов для приема оплаты за обучение

Оплата частями

Менеджер может разбить платеж на несколько частей и задать периодичность оплат. КЛиенто может оплатить по графику онлайн

Оплата онлайн

Часть курсов выставлена на сайте школы и ученики могут оплатить обучение онлайн

Оплата наличными

Часть учеников оплачивает обучение прямо в школе на стойке администратора. Такие платежи администратор вносит в CRM вручную

Ссылка на оплату

При необходимости администратор может сформировать ссылку на оплату счета и выслать ее ученику. Оплатить такой счет можно онлайн.

Зарплатные проекты преподавателей

Механизм начисления сделной оплаты проподавателям за проведенные уроки

Базовая ставка

Для каждого преподавателя в системе указана его базовая ставка

В момент проверки посещаемости система автоматически отмечает урок проведенным и начисляет базовую ставку на лицевой счет преподавателя

Выплаты

Раз в месяц происходит выплата заработной платы о чем админстратор делает отметку в зарплатном проекте преподавателя

Школьное расписание

Платформа позволяет учитывать вместимость аудиторий при формировании учебных групп

Аудитории

Для каждой аудитории указывается количество посадочных мест

Школьное расписание

При работе с расписанием администраторы создают Курсы в которых указывают даты и время проведения уроков и аудиторию в которой они будут проходить. На основании введенных данных система формирует расписание занятий. Если в группе больше людей чем мест в аудитории, то система сигнализирует об этом администратору

Работа с расписанием

В расписании доступна информация по каждому уроку: название курса, название урока, преподавателей, посещаемость

Мероприятия

В школе часто проводятся различные мероприятия - мастер-классы, зимние и летние лагеря. Платформа позволяет организовать рассылку, предварительную регистрацию или оплату за участие в школьных мероприятиях

Рассылка приглашений

Администратор создает мероприятие и рассылает e-mail по базе учеников

Оплата или регистрация

Если мероприятие платное или требует предварительную регистрацию, то на главной странице мероприятия включается кнопка Оплатить или Зарегистрироваться

Список участников мероприятия формируется автоматически

Автоматизация

Платформа позволяет автоматизировать рутинные действия. За это отвечает специальный робот. Роботу было поручено две задачи

Звонки прогульщикам

Если, благодаря настроенному автодействию, система обнаруживает, что ученик пропустил два занятия, то на ответственного менеджера автоматически создается задача позвонить ученику и выяснить его настрой продолжать обучение. Результат звонка заносится в виде заметки в карточку контакта

Напоминания родителям об оплате

При оплате по графику полители получают уведомления на почту о необходимости внести оплату за обучение

Преподаватели

Учительская

Формирование обучающих материалов

В учительской преподаватель видит все распределенные на него администратором курсы со списками учеников. Таким образом преподавателю можно сосредоточиться на формировании учебного материала, не занимаясь административными вопросами. Проверка домашних заданий/тестов

Домашние задания

Выполненные домашние задания приходят на проверку преподавателю на почту. Он может поставить Зачет или Незачет, указав причину своей низкой оценки. Задание отправляется ученику на доработку

Начисленная ЗП

В учительской преподаватель видит какая сумма уже начислена ему за проведение уроков

Учебный процесс

В школе смешанный учебный процесс. Часть занятий проходит онлайн, а часть в аудиториях

Дистанционное обучение

Если занятие проходит онлайн перед занятием ученики получают письмо на текущий урок. В уроке помимо учебного материала и домашнего задания имеется ссылка на ZOOM-конференцию

Работа в аудиториях

Проводя занятие в классе, преподаватель просит учеников открыть страницу текущего урока, где они могут ознакомиться с дополнительными учебными материалами, заданием на урок, домашнее задание и ссылки на дополнительные материалы и т.п.

Комуникация преподавателя с учениками

В ходе урока ученики могут фиксировать в ленте урока свои вопросы и комментарии. Вся история сохраняется, что полезно и преподавателям и ученикам

Характеристики на учеников

По результатам обучения преподаватель пишет характеристику на ученика, которая сохраняется на карточке контакта в CRM

Кураторы

Платформа позволяет закрепить преподавателя за определенными учениками. В этом случае все выполненные домашние задания автоматически отправляются на проверку куратору

Права доступа преподавателей

Платформа предлагает два уровня доступа преподавателей к курсу

Главный преподаватель

Добавляет и редактирует учебный материал, проверяет домашние задания, приглашает преподавателей и настраивает для них права доступа

Преподаватель

Помогает проверять домашние задания, работает в рамках выданных прав доступа

Ученики

Несколько форматов обучения

Дистанционный курс

Многие ученики проходят обучение дистанционно. На платформе хранятся все учебные материалы. На странице каждого занятия администратор размещает ссылку на созвон ZOOM. Таким образом ученики и преподаватель находятся в едином информационном пространстве

Курс с работой в аудиториях

Перед началом урока ученики заходят на страницу текущего урока и знакомятся с учебными материалами. В ходе урока оставляются комментарии и вопросы к уроку. После урока в ленте к уроку пишет преподаватель

Одноразовые онлайн-мероприятия

Часто школа проводит однодневные мероприятия. Это могут быть лекции приглашенных преподавателей, совместный просмотр мультфильмов и т.п. На такие мероприятия ученики записываются заранее. Админстратор создает на платформе мероприятие и рассылает приглашения по базе учеников

В итоге

В ходе внедрения решения были успешно объединены в единую систему 4 типа пользователей - администраторы, преподаватели, ученики и их родители.

Это дало экономию времени и дало точку роста, так как в ближайшее время планируется открытие филиалов.

Все данные теперь находятся в единой системе. Бизнес-процессы понятны для исполнителей и подконтрольны руководству.

Платформа покрыла около 90% бизнес-процессов нашего образовательного проекта. Взаимодействия администраторов, преподавателей и учеников вышло на качественно новый уровень.

Наталья Процай

ОСНОВАТЕЛЬ IT-UNIVER

Инструменты, задействованные в этом проекте

CRM Формы Курсы Мероприятия Новости Домашние задания Учительская Касса Школьное расписание Зарплата преподавателей Аудитории Посещаемость Оплата частями

Смотрите также

Vileon IT-UNIVER HISTES UZSchool

Решения

Онлайн-школа

Решение для образования смешанного типа. Онлайн-курсы, оффлайн обучение, тесты, мероприятия, базы знаний, подписная модель

Кабинет партнера

Cистемная работа с партнерской сетью, удержание внимания, мотивация, обучение, удержание партнеров

Начните прямо сейчас

Срок пробного периода — 1 месяц, кредитная карта не нужна

Создать кабинет