Кейс
IT-UNIVER
Как детский образовательный проект объединил учеников, родителей, преподавателей и администраторов в одной системе — без зоопарка таблиц, рассылок и ручного контроля
В период активного роста команда IT-UNIVER столкнулась с типичной проблемой образовательного проекта: процессов стало больше, а управление ими оставалось разрозненным
E-mail-рассылки отдельно, база учеников велась в Excel, учебные материалы — в сервисе для курсов, документы — в Google Drive. Часть информации держалась в голове администраторов и преподавателей.
Пока школа была небольшой, такой подход работал. Но с ростом количества учеников, групп, преподавателей и платежей ручные операции начали тормозить развитие. Команде нужна была единая система, в которой учебный процесс, коммуникация, оплаты, посещаемость и административный контроль связаны между собой
Вызов для бизнеса
Нужно было убрать хаос из таблиц, рассылок и отдельных сервисов — и собрать работу школы в одной платформе. Для этого команда выбрала theCabinet.io и решение «Кабинет ученика».
Этапы внедрения
Шаг 1
Разобрали процессы и роли
На рабочих встречах с командой выделили 4 группы пользователей и задачи, которые нужно было связать в единой системе
Администраторы
Ведут базу учеников
Контролируют посещаемость
Формируют расписание
Общаются с учениками и родителями
Запускают сервисные и маркетинговые рассылки
Начисляют оплату преподавателям
Подключают новых преподавателей
Контролируют посещаемость
Формируют расписание
Общаются с учениками и родителями
Запускают сервисные и маркетинговые рассылки
Начисляют оплату преподавателям
Подключают новых преподавателей
Преподаватели
Готовят учебные материалы
Проверяют домашние задания
Видят свои группы и расписание
Общаются с учениками
Следят за прогрессом обучения
Видят начисленную оплату за уроки
Проверяют домашние задания
Видят свои группы и расписание
Общаются с учениками
Следят за прогрессом обучения
Видят начисленную оплату за уроки
Ученики
Получают доступ к урокам
Выполняют домашние задания
Общаются с преподавателем
Получают сообщения от администрации
Оплачивают обучение онлайн
Выполняют домашние задания
Общаются с преподавателем
Получают сообщения от администрации
Оплачивают обучение онлайн
Родители
Оплачивают обучение
Получают напоминания
Контролируют посещаемость
Видят прогресс ребенка
Получают напоминания
Контролируют посещаемость
Видят прогресс ребенка
Шаг 2
Подключили команду
Администраторы и преподаватели получили доступ к платформе, чтобы перенести рабочие процессы и подготовить учебный контент.
Шаг 3
Перенесли базу учеников из Excel
Контакты учеников и родителей импортировали в CRM, чтобы вся история взаимодействия, оплат и обучения собиралась в одном месте.
Шаг 4
Настроили инструменты под реальные процессы школы
Школьное расписание
Расписание групп, уроков, преподавателей и аудиторий в единой таблице.
Зарплата преподавателей
Автоматическое начисление оплаты преподавателям за проведенные занятия.
Аудитории
Список учебных классов с количеством мест для корректного формирования расписания.
Курсы
Уроки, домашние задания, стоп-уроки, групповые и индивидуальные расписания, материалы и тесты.
Посещаемость
Администратор отмечает присутствие на уроке, а система связывает посещаемость с оплатой преподавателя и историей ученика.
Учительская
Рабочее пространство преподавателя: курсы, группы, домашние задания, начисления и учебные материалы.
Дальше — как платформа работает в ежедневных процессах школы
Работа администраторов школы
CRM
Единая база учеников и родителей
В CRM хранится информация по ученикам и их родителям: контакты, группы, оплаты, посещаемость, заметки и история коммуникации. Администратор может быстро находить нужных людей и фильтровать базу по рабочим параметрам.
Учебный процесс
Посещаемость без бумажных списков
Перед началом урока администратор открывает занятие на смартфоне и отмечает, кто пришел, а кто отсутствует. Данные сразу попадают в систему и становятся частью истории ученика.
Карточка контакта
В карточке контакта автоматически собирается вся рабочая информация по ученику: статус оплаты, прогресс обучения, посещаемость, переписка, заметки администратора и характеристики от преподавателей.
Автоматическое начисление оплаты преподавателю
Когда администратор отмечает первого ученика на занятии, урок считается проведенным. Система автоматически начисляет преподавателю оплату по заданной ставке.
Учительская
Администратор видит всех преподавателей, их курсы, начисления и количество непроверенных домашних заданий. Здесь же можно подключить нового преподавателя и проконтролировать его загрузку.
Монетизация
Прием оплат за обучение
Школа принимает оплаты разными способами: онлайн на сайте, по ссылке, частями или наличными на стойке администратора. Все платежи фиксируются в системе.
Оплата онлайн
Часть курсов размещена на сайте школы. Ученик или родитель может выбрать курс и оплатить обучение онлайн без переписки с администратором.
Оплата частями
Менеджер может разделить оплату на несколько платежей и задать график. Ученик или родитель получает понятный план оплат и может вносить платежи онлайн.
Оплата наличными
Если ученик оплачивает обучение в школе, администратор вручную фиксирует платеж в CRM. После этого информация об оплате сохраняется в карточке контакта.
Ссылка на оплату
Администратор может сформировать ссылку на оплату счета и отправить ее ученику или родителю. Оплатить такой счет можно онлайн.
Начисление зарплаты преподавателям
Система связывает проведенные уроки, посещаемость и ставки преподавателей, чтобы убрать ручные расчеты и снизить риск ошибок.
Базовая ставка
Для каждого преподавателя в системе задается базовая ставка за проведенное занятие.
Когда администратор отмечает посещаемость, система автоматически считает урок проведенным и начисляет оплату на лицевой счет преподавателя.
Выплаты
Раз в месяц администратор проводит выплату и отмечает ее в зарплатном проекте преподавателя. История начислений и выплат остается в системе.
Школьное расписание
Расписание помогает связать группы, уроки, преподавателей и аудитории — и не держать эту логику в отдельных таблицах.
Аудитории
Для каждой аудитории указывается количество посадочных мест. Эти данные используются при планировании групп и занятий.
Формирование расписания
Администратор создает курсы, указывает даты, время занятий, преподавателя и аудиторию. На основе этих данных система формирует расписание и предупреждает, если в группе больше учеников, чем мест в аудитории.
Работа с уроками
В расписании видна информация по каждому занятию: курс, урок, преподаватель, аудитория и посещаемость. Администратору не нужно собирать эти данные из разных источников.
Мероприятия
Школа проводит мастер-классы, лекции, зимние и летние лагеря. Платформа помогает пригласить участников, собрать регистрации и принять оплату.
Рассылка приглашений
Администратор создает мероприятие и отправляет приглашение по базе учеников. Не нужно вручную собирать списки и рассылать сообщения из разных сервисов.
Регистрация или оплата
Если мероприятие требует предварительной регистрации или оплаты, на странице мероприятия включается нужная кнопка: «Зарегистрироваться» или «Оплатить».
Список участников формируется автоматически. Администратор видит, кто записался, кто оплатил участие и с кем нужно связаться дополнительно.
Автоматизация
Рутинные действия передали роботу: система сама отслеживает события и создает задачи для ответственных людей.
Звонки ученикам после пропусков
Когда система фиксирует два пропущенных занятия подряд, ответственному менеджеру автоматически ставится задача связаться с учеником, уточнить его намерение продолжать обучение и помочь вернуться в процесс. Результат звонка сохраняется в карточке контакта.
Напоминания родителям об оплате
Если обучение оплачивается по графику, родители получают e-mail-напоминания о следующем платеже. Администратору не нужно держать эти даты в голове.
Работа преподавателей
Учительская
Преподаватель видит только свою рабочую зону
В учительской преподаватель видит назначенные ему курсы, группы учеников, учебные материалы и домашние задания на проверку. Это помогает сосредоточиться на обучении, а не на административных вопросах.
Проверка домашних заданий
Выполненные задания приходят преподавателю на проверку. Он может поставить зачет или незачет, оставить комментарий и отправить работу ученику на доработку.
Прозрачные начисления
В учительской преподаватель видит, какая сумма уже начислена ему за проведенные уроки. Это снижает количество уточнений и спорных ситуаций.
Учебный процесс
Школа работает в смешанном формате: часть занятий проходит онлайн, часть — в аудиториях. Платформа объединяет оба сценария.
Дистанционное обучение
Перед онлайн-занятием ученики получают письмо со ссылкой на текущий урок. На странице урока находятся учебные материалы, домашнее задание и ссылка на Zoom-конференцию.
Работа в аудиториях
На очном занятии преподаватель просит учеников открыть страницу текущего урока. Там они видят материалы, задания, дополнительные ссылки и могут вернуться к ним после занятия.
Коммуникация по уроку
Ученики могут оставлять вопросы и комментарии в ленте урока. История сохраняется, поэтому преподаватель и ученик не теряют важные уточнения после занятия.
Характеристики учеников
По итогам обучения преподаватель может написать характеристику ученика. Она сохраняется в карточке контакта и помогает школе видеть не только оплаты и посещаемость, но и качественный прогресс.
Два уровня доступа преподавателей
Главный преподаватель
Создает и редактирует учебные материалы, проверяет домашние задания, приглашает преподавателей и настраивает им права доступа.
Преподаватель
Работает с учениками, проверяет задания и выполняет действия в рамках выданных прав доступа.
Ученики
Несколько форматов обучения
Дистанционный курс
Ученики проходят обучение онлайн, а все материалы хранятся на платформе. На странице каждого занятия есть учебный контент, домашнее задание и ссылка на Zoom. Ученик и преподаватель работают в едином информационном пространстве.
Курс с занятиями в аудиториях
Перед уроком ученики открывают страницу текущего занятия и знакомятся с материалами. Во время урока могут оставлять вопросы и комментарии, а после занятия преподаватель дополняет ленту урока.
Мероприятия
Школа проводит однодневные мероприятия: лекции приглашенных преподавателей, мастер-классы, совместные просмотры и другие активности. Администратор создает мероприятие на платформе и отправляет приглашения по базе учеников.
В итоге
IT-UNIVER объединил в одной системе 4 группы пользователей: администраторов, преподавателей, учеников и родителей.
Школа ушла от разрозненных таблиц, отдельных рассылок и ручного контроля. Данные по обучению, оплатам, посещаемости, коммуникации и преподавателям стали доступны в единой платформе.
Команда сократила количество рутинных операций, получила прозрачные процессы для исполнителей и управляемую основу для дальнейшего роста и открытия новых филиалов.
Платформа покрыла около 90% бизнес-процессов нашего образовательного проекта. Взаимодействие администраторов, преподавателей и учеников вышло на качественно новый уровень.
Наталья Процай
основатель IT-UNIVER
Решения, которые были применены в IT-UNIVER
Онлайн-школа
Решение для смешанного образования: онлайн-курсы, очное обучение, тесты, мероприятия, базы знаний, оплаты и подписная модель.
Кабинет партнера
Системная работа с партнерской сетью: обучение, мотивация, удержание внимания, контроль активности и развитие партнеров.